Data ostatniej aktualizacji: 28 sierpnia 2026 r.
1. Informacje ogólne
Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze sklepu internetowego dostępnego pod adresem www.kalena.pl, dalej jako „Sklep” lub „Serwis”, w tym w szczególności klientów, użytkowników posiadających konto, osób kontaktujących się z Administratorem, zapisujących się do newslettera, korzystających z formularzy oraz innych funkcjonalności dostępnych w Serwisie.
Dbamy o prywatność użytkowników oraz bezpieczeństwo przekazywanych nam danych osobowych. Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności:
Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”),
ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej („PKE”),
innymi właściwymi przepisami prawa polskiego i Unii Europejskiej.
2. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest:
KALENA Polska Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa
ul. Pałacowa 25
05-816 Michałowice-Wieś
Polska
NIP: 1251467440
REGON: 141157330
KRS: 0000802004
Kontakt z Administratorem:
e-mail: info@kalena.pl
e-mail sklepu: sklep@kalena.pl
tel.: +48 22 203 54 81
tel.: +48 22 203 54 10
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Administratorem za pośrednictwem powyższych danych kontaktowych.
3. Jakie dane osobowe możemy przetwarzać?
Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania ze Sklepu.
Możemy przetwarzać w szczególności:imię i nazwisko,
nazwę firmy,
NIP,
adres siedziby lub adres zamieszkania,
adres dostawy,
adres do faktury,
adres e-mail,
numer telefonu,
dane dotyczące zamówień i zakupionych produktów,
dane dotyczące płatności, przy czym co do zasady Administrator nie otrzymuje pełnych danych karty płatniczej,
dane dotyczące dostawy,
historię zamówień w przypadku posiadania konta,
treść korespondencji i zapytań,
informacje przesłane za pomocą formularza kontaktowego lub formularzy dotyczących personalizacji produktów,
dane przekazane w związku z reklamacją, zwrotem lub odstąpieniem od umowy,
adres IP,
informacje dotyczące urządzenia i przeglądarki,
dane dotyczące aktywności w Serwisie,
identyfikatory plików cookies oraz podobnych technologii,
inne dane dobrowolnie przekazane Administratorowi.
W przypadku klientów biznesowych możemy również przetwarzać dane pracowników, współpracowników lub osób reprezentujących kontrahenta, takie jak imię, nazwisko, służbowy adres e-mail, numer telefonu, stanowisko oraz informacje dotyczące reprezentowanej firmy.
4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
4.1. Składanie i realizacja zamówienia
Dane podane podczas składania zamówienia przetwarzamy w celu:przyjęcia zamówienia,
zawarcia i wykonania umowy sprzedaży,
przygotowania produktów,
wysyłki zamówienia,
kontaktu dotyczącego realizacji zamówienia,
obsługi płatności.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy.
Do realizacji zamówienia nie jest wymagana odrębna zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Podanie danych wymaganych w formularzu zamówienia jest natomiast konieczne do zawarcia i wykonania umowy.
4.2. Dokumentacja księgowa i podatkowa
Dane związane ze sprzedażą, w tym dane znajdujące się na fakturach i innych dokumentach księgowych, przetwarzamy w celu wykonania obowiązków podatkowych, rachunkowych i innych obowiązków wynikających z prawa.
Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wykonanie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.
4.3. Konto klienta
Użytkownik może utworzyć konto w Sklepie. Konto może umożliwiać m.in. przechowywanie danych adresowych, danych do faktury oraz historii zamówień i ułatwiać składanie kolejnych zamówień.
Dane związane z prowadzeniem konta przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, ponieważ są niezbędne do świadczenia usługi prowadzenia konta na żądanie użytkownika.
Utworzenie konta nie jest konieczne do przeglądania oferty ani dokonania jednorazowego zakupu, jeżeli Sklep udostępnia możliwość zakupu bez rejestracji.
4.4. Zakupy bez rejestracji
Dokonanie zakupu jako „Gość” oznacza, że dane klienta nie są zapisywane jako dane stałego konta umożliwiającego ich automatyczne wykorzystanie przy kolejnych zakupach.
Nie oznacza to jednak, że dane związane z transakcją są natychmiast usuwane. Dane dotyczące zamówienia, sprzedaży, płatności, faktury, dostawy lub ewentualnych roszczeń są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do ochrony praw Administratora i klienta.
4.5. Kontakt, zapytania i formularz kontaktowy
Jeżeli użytkownik kontaktuje się z nami telefonicznie, pocztą elektroniczną lub za pomocą formularza kontaktowego, dane są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji.
Jeżeli kontakt zmierza do zawarcia umowy, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
W pozostałych przypadkach podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji z klientami i osobami zainteresowanymi ofertą.
4.6. Zapytania o ofertę i personalizację produktów
Dane przekazywane w związku z zapytaniami o produkty wykonywane na zamówienie, nadruki, personalizowane foliopaki, opakowania lub inne indywidualnie przygotowywane produkty są przetwarzane w celu:przygotowania wyceny,
uzgodnienia parametrów produktu,
przygotowania projektu,
prowadzenia korespondencji,
zawarcia i wykonania umowy.
Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w zakresie komunikacji niezwiązanej jeszcze bezpośrednio z zawarciem umowy również art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
4.7. Reklamacje, zwroty i odstąpienie od umowy
Dane przekazywane w związku z reklamacjami, zwrotami lub odstąpieniem od umowy przetwarzamy w celu obsługi zgłoszenia i wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa.
Podstawą może być:
art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy,
art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wykonanie obowiązków prawnych,
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami.
4.8. Powiadomienie o dostępności produktu
Jeżeli użytkownik podaje adres e-mail, aby otrzymać powiadomienie o ponownej dostępności produktu, dane są wykorzystywane w celu przesłania żądanego powiadomienia.
Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie usługi żądanej przez użytkownika.
Adres e-mail podany wyłącznie w tym celu nie powinien być automatycznie wykorzystywany do przesyłania newslettera lub innych informacji marketingowych bez odpowiedniej podstawy prawnej.
4.9. Newsletter i marketing elektroniczny
Jeżeli użytkownik zapisze się do newslettera, jego dane, w szczególności adres e-mail, mogą być wykorzystywane do przesyłania informacji o:nowościach,
promocjach,
produktach,
ofercie Kalena,
materiałach edukacyjnych i branżowych,
innych działaniach marketingowych Administratora.
Podstawą przetwarzania danych osobowych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli zgoda użytkownika.
Przesyłanie informacji handlowych i marketingu bezpośredniego za pośrednictwem poczty elektronicznej lub innych środków komunikacji elektronicznej odbywa się zgodnie z art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.
Użytkownik może w każdej chwili wycofać zgodę, np.:
korzystając z linku rezygnacji znajdującego się w wiadomości newsletterowej,
kontaktując się z Administratorem.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań wykonanych przed jej wycofaniem.
4.10. Bezpieczeństwo Serwisu i zapobieganie nadużyciom
Dane techniczne, takie jak adres IP, informacje o przeglądarce, urządzeniu, aktywności użytkownika oraz logi serwera, mogą być przetwarzane w celu:zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu,
wykrywania błędów,
przeciwdziałania nadużyciom,
ochrony kont klientów,
ochrony systemów informatycznych.
Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa Sklepu i jego użytkowników.
4.11. Ustalenie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami
Dane mogą być przechowywane i wykorzystywane, jeżeli jest to konieczne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
5. Czy podanie danych jest obowiązkowe?
Podanie danych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach konieczne do skorzystania z określonej usługi.
W szczególności brak danych wymaganych do realizacji zamówienia może uniemożliwić:złożenie zamówienia,
wystawienie faktury,
dostarczenie przesyłki,
przeprowadzenie płatności,
rozpatrzenie reklamacji,
utworzenie konta,
udzielenie odpowiedzi na zapytanie.
Dane oznaczone w formularzach jako wymagane są niezbędne do realizacji wskazanego celu.
6. Odbiorcy danych osobowych
W związku z prowadzeniem Sklepu dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu działalności.
Mogą to być w szczególności:firmy kurierskie, przewoźnicy i operatorzy logistyczni, w tym w zależności od wybranej formy dostawy m.in. InPost, DHL, Orlen Paczka i Geodis,
banki,
operatorzy płatności elektronicznych,
podmioty obsługujące płatności kartami, szybkie przelewy oraz BLIK,
podmioty obsługujące płatności odroczone, jeżeli klient wybierze taką usługę, w tym np. Twisto, jeśli opcja ta jest aktualnie dostępna,
firmy świadczące usługi księgowe i rachunkowe,
dostawcy systemów informatycznych,
dostawcy infrastruktury i hostingu,
podmioty świadczące usługi utrzymania i obsługi technicznej Sklepu,
dostawca oprogramowania sklepu GOshop, w zakresie niezbędnym do zapewnienia funkcjonowania platformy,
dostawcy usług poczty elektronicznej,
dostawcy systemów newsletterowych,
podmioty wspierające Administratora w działaniach analitycznych i marketingowych – jeżeli użytkownik wyraził wymagane zgody,
kancelarie prawne, doradcy i podmioty windykacyjne – gdy jest to niezbędne,
organy publiczne – jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.
Dane przekazywane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu.
W niektórych przypadkach odbiorcy danych, np. bank, operator płatności lub firma kurierska, mogą działać jako niezależni administratorzy danych i przetwarzać dane również zgodnie z własnymi politykami prywatności.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Administrator korzysta przede wszystkim z usług podmiotów przetwarzających dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
W przypadku korzystania z zewnętrznych narzędzi informatycznych, analitycznych lub marketingowych może jednak dochodzić do przekazywania danych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Jeżeli takie przekazanie następuje, Administrator zapewnia stosowanie odpowiedniej podstawy prawnej przewidzianej przez RODO, w szczególności:decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony,
odpowiednich mechanizmów przewidzianych dla podmiotów objętych decyzją o adekwatności,
standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską,
innych mechanizmów dopuszczonych przez RODO.
Informacje dotyczące narzędzi wykorzystujących cookies lub podobne technologie mogą być również prezentowane użytkownikowi w panelu zarządzania zgodami.
8. Jak długo przechowujemy dane?
Okres przechowywania zależy od celu przetwarzania.
Zamówienia i umowy
Dane związane z realizacją zamówienia przechowywane są przez okres niezbędny do wykonania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa oraz do czasu upływu terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń.
Dokumentacja księgowa i podatkowa
Dokumenty księgowe i podatkowe są przechowywane przez okres wymagany przez przepisy podatkowe i rachunkowe, co do zasady przez kilka lat od zakończenia roku, którego dotyczą.
Konto klienta
Dane związane z kontem przetwarzamy przez okres jego prowadzenia.
Po usunięciu konta część danych może być nadal przechowywana, jeżeli wynika to z obowiązków prawnych, dokumentacji sprzedażowej lub konieczności zabezpieczenia roszczeń.
Newsletter
Dane wykorzystywane do wysyłki newslettera są przetwarzane do czasu wycofania zgody lub zakończenia prowadzenia newslettera.
Informacja o udzieleniu lub wycofaniu zgody może być przechowywana dłużej w celu wykazania zgodności działań Administratora z prawem.
Korespondencja
Dane znajdujące się w korespondencji są przechowywane przez okres niezbędny do obsługi sprawy, a następnie do czasu upływu okresu niezbędnego do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.
Dane techniczne
Logi oraz inne informacje techniczne przechowywane są przez okres uzasadniony zapewnieniem bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu.
Cookies
Okres przechowywania danych związanych z plikami cookies zależy od rodzaju danego pliku. Część cookies jest usuwana po zakończeniu sesji, a część może być przechowywana przez dłuższy okres wskazany w ustawieniach cookies lub panelu zarządzania zgodami.
9. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje – w zakresie wynikającym z RODO – prawo do:uzyskania informacji o przetwarzaniu danych,
dostępu do swoich danych osobowych,
otrzymania kopii danych,
sprostowania danych,
usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
ograniczenia przetwarzania,
przenoszenia danych,
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Żądania dotyczące realizacji praw można kierować na adres:
info@kalena.pl
Administrator może poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie, jeżeli będzie to konieczne ze względów bezpieczeństwa.
10. Prawo wniesienia skargi
Jeżeli użytkownik uważa, że jego dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z przepisami, ma prawo złożyć skargę do organu nadzorczego:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa
Skorzystanie z prawa wniesienia skargi nie ogranicza możliwości wcześniejszego kontaktu z Administratorem w celu wyjaśnienia sprawy.
11. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Dane użytkowników mogą być w określonych przypadkach wykorzystywane do podstawowej analizy zachowania użytkowników w Serwisie oraz dopasowywania treści lub reklam, jeżeli użytkownik wyrazi zgodę na wykorzystywanie odpowiednich cookies lub innych technologii marketingowych.
Administrator nie podejmuje wobec użytkownika decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec niego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały, chyba że użytkownik zostanie o takim mechanizmie odpowiednio poinformowany zgodnie z przepisami RODO.
12. Pliki cookies i podobne technologie
12.1. Czym są cookies?
Serwis korzysta z plików cookies oraz może wykorzystywać podobne technologie, takie jak localStorage.
Cookies są niewielkimi informacjami zapisywanymi w urządzeniu użytkownika, np. komputerze, telefonie lub tablecie, podczas korzystania ze strony internetowej.
Podstawowe zasady zapisywania informacji lub uzyskiwania dostępu do informacji znajdujących się na urządzeniu użytkownika wynikają w szczególności z art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.
12.2. Cookies niezbędne
Cookies niezbędne mogą być wykorzystywane bez dodatkowej zgody użytkownika, jeżeli są konieczne do prawidłowego działania usługi żądanej przez użytkownika.
Mogą służyć m.in. do:działania koszyka,
zapamiętania zawartości koszyka,
obsługi logowania,
utrzymywania sesji użytkownika,
zapewnienia bezpieczeństwa,
zapamiętania wyborów dotyczących zgód,
prawidłowego funkcjonowania formularzy,
realizacji podstawowych funkcji Sklepu.Wyłączenie takich cookies może spowodować nieprawidłowe działanie niektórych funkcji Sklepu.
12.3. Cookies funkcjonalne
Cookies funkcjonalne mogą umożliwiać zapamiętywanie preferencji użytkownika oraz ułatwiać korzystanie z Serwisu.
Jeżeli nie są niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika, są uruchamiane dopiero po wyrażeniu odpowiedniej zgody.
12.4. Cookies analityczne
Cookies analityczne mogą służyć m.in. do:badania liczby odwiedzin,
analizowania sposobu korzystania ze Sklepu,
mierzenia skuteczności poszczególnych podstron,
wykrywania problemów technicznych,
poprawiania funkcjonalności i użyteczności strony.
Jeżeli ich wykorzystanie wiąże się z przechowywaniem informacji lub uzyskiwaniem dostępu do informacji znajdujących się na urządzeniu użytkownika i nie są one niezbędne do świadczenia żądanej usługi, są wykorzystywane po uzyskaniu zgody.
12.5. Cookies marketingowe
Cookies marketingowe mogą umożliwiać mierzenie skuteczności kampanii reklamowych oraz dopasowywanie treści reklamowych do aktywności użytkownika.
Takie technologie są wykorzystywane po uzyskaniu odpowiedniej zgody użytkownika.
12.6. Zarządzanie zgodą na cookiesPrzy pierwszej wizycie w Serwisie użytkownik może otrzymać możliwość:
zaakceptowania wszystkich opcjonalnych cookies,
odrzucenia cookies, które nie są niezbędne,
dokonania własnego wyboru kategorii cookies.
Brak zgody na opcjonalne cookies nie powinien uniemożliwiać korzystania z podstawowych funkcji Sklepu.
Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić lub wycofać swoją zgodę poprzez panel ustawień cookies dostępny w Serwisie.
Zgodę można również częściowo kontrolować za pomocą ustawień przeglądarki internetowej, przy czym usunięcie cookies nie zawsze jest równoznaczne z wycofaniem zgody zapisanej w systemie zarządzania zgodami.
13. Newsletter a cookies marketingowe
Zgoda na newsletter oraz zgoda na marketingowe pliki cookies są odrębnymi zgodami.
Zapisanie się do newslettera nie oznacza automatycznej zgody na stosowanie cookies marketingowych.
Analogicznie zaakceptowanie marketingowych cookies nie oznacza automatycznego zapisania się do newslettera.
14. Linki do zewnętrznych stron i serwisów społecznościowych
Serwis może zawierać linki do stron internetowych, platform społecznościowych lub usług należących do podmiotów trzecich.
Po przejściu na stronę zewnętrzną zasady przetwarzania danych mogą być określane przez operatora danego serwisu.
Administrator zaleca zapoznanie się z polityką prywatności każdego zewnętrznego serwisu, z którego użytkownik korzysta.
15. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych osobowych, dostosowane do rodzaju danych, zakresu przetwarzania oraz możliwych zagrożeń.
W szczególności podejmowane są działania mające na celu ochronę danych przed:dostępem osób nieuprawnionych,
utratą,
nieuprawnionym ujawnieniem,
zniszczeniem,
nieuprawnioną zmianą,
innymi formami niezgodnego z prawem przetwarzania.
Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby i podmioty, dla których jest to niezbędne do wykonywania powierzonych obowiązków lub świadczenia usług na rzecz Administratora.
16. Dane osób reprezentujących klientów biznesowych
Jeżeli zamówienie, zapytanie lub współpraca odbywa się w imieniu przedsiębiorstwa, Administrator może przetwarzać dane osoby reprezentującej przedsiębiorstwo, jego pracownika lub współpracownika.
Jeżeli dane otrzymaliśmy bezpośrednio od tej osoby, zasady opisane w niniejszej Polityce stosuje się odpowiednio.
Jeżeli dane otrzymaliśmy od reprezentowanego przedsiębiorstwa, kontrahenta, pracodawcy lub innej osoby działającej w jego imieniu, mogą być one przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadnionego interesu polegającego na prowadzeniu współpracy, komunikacji oraz realizacji umów B2B.
17. Zmiany Polityki Prywatności
Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku:zmiany przepisów prawa,
zmiany funkcjonalności Sklepu,
wdrożenia nowych sposobów płatności lub dostawy,
wdrożenia nowych narzędzi analitycznych lub marketingowych,
zmiany dostawców usług,
zmiany sposobu przetwarzania danych osobowych.
Aktualna wersja Polityki Prywatności jest publikowana w Serwisie www.kalena.pl.
Data ostatniej aktualizacji: 28 sierpnia 2026 r.